Artėjant atostogoms daugelis nustato automatinį atsakymą į el. laiškus (angl. Out of Office arba OOO). Nors tai atrodo tik smulkmena, gerai parašyta žinutė padeda išlaikyti profesionalų įvaizdį, aiškiai informuoja siuntėją ir sumažina nereikalingų klausimų. Tačiau kur yra riba tarp mandagaus informavimo ir per daug asmeninės informacijos?
Ką būtina nurodyti?
Gera OOO žinutė turėtų atsakyti į tris pagrindinius klausimus:
- Kad šiuo metu nesate pasiekiamas (-a).
- Kada planuojate grįžti (jei tai įmanoma nurodyti).
- Į ką kreiptis skubiais klausimais, jei toks kontaktinis asmuo yra.
Pavyzdžiui: Ačiū už Jūsų laišką. Šiuo metu atostogauju ir į el. laiškus atsakysiu grįžęs (-usi) rugpjūčio 18 d. Jei klausimas skubus, prašome kreiptis į kolegę Jonę Jonaitę el. paštu jonaite@imone.lt.
Ko geriau nerašyti?
Nors socialiniuose tinkluose dažnai matome kūrybiškų automatinių atsakymų pavyzdžių, verslo komunikacijoje verta išlaikyti saiką.
Venkite:
- tikslios atostogų vietos ar maršruto;
- informacijos, kad namuose nieko nebus;
- skrydžių, viešbučių ar kelionės datų;
- asmeninių telefono numerių, jei nenorite būti trukdomi;
- juokelių ar sarkazmo, kurie gali būti neteisingai suprasti.
- nereikia aiškinti, ar išvykote prie jūros, kopiate į kalnus ar leidžiate laiką su šeima.
Lietuviškai ar angliškai?
Jeigu dirbate tik Lietuvos rinkoje, pakanka lietuviško automatinio atsakymo.
Jeigu bendraujate su užsienio partneriais ar klientais, rekomenduojama pateikti žinutę dviem kalbomis – lietuvių ir anglų.
Dažniausios klaidos:
✔️ Per ilga žinutė.
✔️ Nenurodoma grįžimo data.
✔️ Nepalikta kontaktinio asmens skubiais atvejais.
✔️ Per daug asmeninės informacijos.
✔️ Pažadai atsakyti „kai tik galėsiu“, kurie sukuria nereikalingus lūkesčius.
Ar verta tikrinti el. paštą atostogų metu?
Jeigu įmonėje nėra susitarimo dėl budėjimo, atostogos turėtų būti skirtos poilsiui.
Todėl vietoj tokių frazių kaip:
- „Kartais tikrinsiu el. paštą.“
- „Jei bus labai skubu, parašykite dar kartą.“
- „Atsakysiu, kai tik turėsiu galimybę.“
geriau aiškiai nurodyti, kada atsakysite arba kas jus pavaduoja. Tai padeda valdyti siuntėjų lūkesčius ir leidžia jums iš tiesų pailsėti.
Automatinis atsakymas nėra tik formalumas. Tai jūsų profesinio įvaizdžio dalis.
Trumpa, aiški ir mandagi OOO žinutė parodo pagarbą laiško siuntėjui, padeda užtikrinti sklandžią komunikaciją ir leidžia jums be sąžinės graužaties mėgautis atostogomis.
